Gmailは仕事でもプライベートでも簡単にアカウントを切り替えて使える点と、PC、スマートフォンでも共有しても行ったり来たりできる点など、使っていくうちに手放せなくなる便利なメールだと思います。
Gmailは15GBまでは無料、でもあっという間に一杯に。
ただし無料で使えるのは15GBまで。
結構容量はあるのですが、何年も仕事で使っているとどんどん過去メールが溜まってきて、ずっと使っていると気づかない間に残りがあと僅か・・というところまで私は来てしましました。
有料版に切り替えるのが正しい方法かとは思いつつも、不要な過去メールを消せばまだまだこのまま使えるのではないかということで、思い切ってダイエットすることにしたのですが、効率よく削除するためのいろいろな検索方法があるようです。
まずは、さかのぼって古いメールを削除する
古いメールを残すメリットは、以前のやり取り内容を調べたかったり、昔に連絡が来た方のメールアドレスを探したりする場合など時々あったりするので、とりあえず残しておけば便利ではあるのですが、容量がないのはしかたがありませんので、古い順から消していくという方法です。
Gmailの検索窓に、
older_than:1y
と打って検索すると1年以上前のメールがリストアップされるので、そのリストされたメール全部を選択して、ゴミ箱アイコンをクリックすれば削除することができます。1yを2y、3yにすればもっと古いメールを選択することができるでしょう。
before:2016/01/01
という書き方にすれば、例えば2016年1月1日以前のメールなどもっと詳細にリストアップすることができるようです。
添付ファイル付きのメールを削除する
これが何と言っても一番効果がある方法です。
メールは基本テキスト情報なので、1つ1つは軽いデータですが、何が重いのかというと1番の原因は添付ファイルかと思います。最近では、場像ファイルなど数MBとか容量のあるデータでも平気で添付してくる人もいますので、それらをリストアップして削除できればかなりの容量を削減できるでしょう。
size:10MB
と検索すると10メガ以上容量のあるメールをリストアップしてくれます。この数字を8M、5M、2Mなど細かく検索して重い添付ファイル付きのメールを洗い出して消していきましょう。
filename:pdf
と検索すると特定の種類の添付ファイルがあるメールをリストアップしてくれるようです。例えば容量の重いファイル形式として考えられるpsdとかtiffとかの画像を見つけられると効率的かもしれません。
あとは、
個人を特定してメールを削除する場合では、
from:A（メールアドレス）
とAという人から来たメールだけをピックアップしてくれるので便利です。
年末に家の大掃除をするように、年に一回程度はGmailの大掃除もしておくといいかもしれませんが、誤って大事なメールは消さないようにしてください。
